译文｜我用一个 txt 文件做了 12 年的生产力工具

2022 年 3 月 2 日 少数派

译者说：本文原文由是布朗大学计算机科学副教授 Jeff Huang 所撰并发表在其个人网站上，今年一月发出后，在 Hacker News 等社区引发了热烈讨论。译文已交由其审阅并授权发表。文中的笔记内容在格式和拼写上力图保持原貌。如果对译文有疑义，请在下方链接阅读原文。

🔗 https://jeffhuang.com/productivity_text_file/

当我开始上大学时，对我来说最大的转变是学会组织（信息）。有一段时间，我的脑子无法记住任何事情。而且那段时间里，持续不断地追踪任务进度这件事让我屡屡从手头的工作中分心。

所以我尝试了各种各样的 todo 清单，任务追踪工具和生产力 apps。但是这些尝试都让我感到沮丧，因为待完成的工作越来越多，而且有太多互相关联的事情比如说会议记录、日程上的约会、想法清单以及实验笔记，这些（互相关联的）事情却在不同的系统上。

于是我放弃了，开始只在一个文本文件中进行跟踪，并将其用作我的主要生产力系统已有 12 年了。它现在对我的工作非常重要，并且随着我工作职责的增加而以令人惊讶的速度扩展，所以我想分享这个系统。这是我的秘密武器。

前置工具：日历。我使用的一个外部工具是一个在线日历，我把所有任务都放在这个日历上，即使是那些实际上不是固定时间的工作，比如「在车间制作一张咖啡桌」或「弄清楚如何招募新的博士生」「——我会把他们安排在我想考虑的日期。这样我未来的所有计划和日程安排都在一起，而不是一堆我必须跟踪的清单。

制作每日清单：每晚我上床之前，我会把第二天日历上的所有项目都记下来，并将其作为每日待办事项列表附加到文本文件的末尾，这样当我醒来时我就能确切地知道我将做什么。这个清单包含计划好的任务（下午 2 点与麦当娜会面，下午 4 点办公时间）、差事（签署表格、归还书籍）和工作项目（审阅论文、准备演示文稿）。这份清单也让我思考我一天的工作量是否合适。

明天我不想做的任何事情，我都会重新把它放进我日历里靠后的日期。在这样做了 12 年后，我已经非常擅长估计我一天能完成的事情。下面一个替换了名称的示例，因此当我从日历中改动一天的日程安排时，您可以看到它的样子。

  
  
    
   
   
     
    
    
      
       
     
     2017-11-31
     
     
       
11:00 和首席助教开会
     
     
       
- 邀请投资联合审阅者的情况怎么样了？
     
     
       
11:30 和学生 Enya 开会（对研究感兴趣）
     
     
       
检查并发布 A/B 测试作业评分
     
     
       
12:00 HCI 组会
     
     
       
- 为实验室事务投票
     
     
       
给 CHI 外部评审发送提醒
     
     
       
阅读初稿
     
     
       
zelda 选择了眼动仪
     
     
       
- 她已经签字了
     
     
       
CO-PI 更新生物素描
     
     
       
15:15 和行业合作伙伴参加 Umbrella 公司的电话会议
     
     
       
15:45 和 Oprah 的咨询会议
     
     
       
16:00 和 Rihanna 谈话 (368 CIT)
     
     
       
17:00 和 Beyonce 1 对 1 谈话 #phd 咨询
     
     
       
18:00 和 Madonna 的教师访谈晚餐

作为记录：每天的待办事项清单同样也是我的笔记本，这样它就从一个待办清单变成了一个已完成清单。我觉得这样做最棒的是我将所有的事情全部保存在一个文本文件中（.txt)，靠日期来区分内容，这样我就可以记录我做过的所有事情以及我什么时候做过。

我现在使用的文件大约是 7 年前创建的，那时我刚刚开始我现在的工作。这个文件可以用来作为研究笔记本，也可以用来做会议记录。我已经在这个文件中写了 37773 行，记录了我作为一个教授做过的所有事情，遇到的几乎每一个人，以及我讨论过的内容或者我产生的想法。一天工作结束后我的清单会变成下面这样，表示工作已经完成：

2017-11-31
11:00 和首席助教开会
- 邀请投资联合审阅者的情况怎么样了？A: 回复进度 7/29。
- 需要 3 名助教
- 星期一完成作业讲义的重写，星期四发送
11:30 和学生 Enya 开会（对研究感兴趣）
- Enya 缺乏研究经验，建议她明年再申请。
检查并发布 A/B 测试作业评分
12:00 HCI 组会
- 根据网页版 zoom 的自动化功能生成（会议）的概要图
- #idea 潜意识里的音频会让你梦到某些网站
- Eminem 将在 11 月 24 日出席
-为实验室零食投票 A：非官方通告：爆米花和海苔赢得了 ARO YIP 基金奖
#annual #cv
CHI 外部评审发送提醒
阅读初稿
- 需要再修改几次
- 给 Gandal 看看？
Zelda 选择了眼动仪
-她已经签字了
CO-PI 更新生物素描
与 Coolio 不期而遇 #alumni
- Coolio 现在是 TravelAdvisor 的产品经理，正在考虑申请研究生院。
15:15 和行业合作伙伴参加 Umbrella 公司的电话会议
- 他们想招聘 20 位 SWE 数据科学实习生（3 年级以上），有 4 个校友在 SWE
15:45 和 Oprah 的咨询会议
- CS 33 这个系列课程是一种享受
- Oprah 在 Facebook 实习
16:00 和 Rihanna 谈话（368 CIT）
17:00 和 Beyonce 1 对 1 谈话 #phd 咨询
- 在生成随机图上遇到了困难
- 检查内存/交换机/磁盘了吗？
- 请 Mario 帮忙了吗？
- 和 Cher 一起去 MSR 实习
- 5 月 15 或者 22 日开始
- 在下次组会前给我研究设计大纲
- 下学期以 RA 备选的方式参加斯巴达克斯的面试
18:00 和 Madonna（Gracie's) 的教师访谈晚餐
- 询问了与计算视觉的关系
- 很酷的视觉与无监督音频比较，对数据丢失很有想法，会和研究生一起工作（？），
比如说骑自行车，教计算视觉和图形学
- 投票 #HIRE
#note 或许明年春天会去参观 Monsters 大学，Bono 在那做相关的工作

快捷键和特点：我使用一致的写作风格，所以使用一些短语就可以很容易进行搜索。当我搜索「meet with」时，它显示我已经安排了 3,000 多次会议。我有一些标签，比如 #annual 用于在我的下一份年度报告中添加内容， #nextui 用于在我下次运行我的下一个 UI 课程时添加的内容。

文本文件非常灵活，在任何时候，我都可以快速浏览一下那天我做了什么，还剩下什么。当一项任务完成时，这是最常见的情况，我就把这个文件抛之脑后。我可以使用搜索框计算聚合统计信息，或者列出包含标签的所有行，以及使用我的文本编辑器进行其他操作。我使用 Ultraedit 是因为我熟悉它，但我想任何文本编辑器都会有类似的功能。

电子邮件：电子邮件显然是我工作流程的一部分。怎么处理电子邮件，但我发现一个简单的标记系统就足够了——如果我需要处理它，标记红色，如果我最终需要处理它但需要一些思考或其他人来标记橙色处理它，并为我发送的等待回复的电子邮件标记黄色，以便我知道稍后跟进。只要方便，我会在电子邮件进来时对其进行标记。

在一天结束时，我会快速回顾一下橙色和黄色邮件，看看是否需要跟进或应该变成红色。有些人的工作流程围绕着痴迷地清理他们的收件箱。我真的不在乎让我的收件箱保持空白，因为每当收到电子邮件时，我都会觉得我有新的工作要做。

所以我的日常生活就是：